Noile birouri. Cum vom arăta spaţiile de lucru, după experienţa COVID-19?
EconomieTop News by Kristina Reştea - mai 16, 2020 0 1087
250.000 mp. Acesta este stocul modern de spaţii de birouri din municipiu, potrivit datelor CBRE România, Clujul plasându-se astfel pe locul 2 la nivel naţional, după Bucureşti, într-un astfel de clasament. Mii de angajaţi lucrează în aceste clădiri „Office”. Sau, mai bine zis, lucrau. O dată cu restricţiile impuse de autorităţi în încercarea de a limita răspândirea infecţiei cu SARS-CoV-2, valurile de angajaţi au încetat să vină înspre birourile din oraş. Ce se întâmplă în continuare? După relaxarea restricţiilor impuse de pandemia COVID-19, o parte dintre angajaţii retraşi să lucreze „remote” s-ar putea reîntoarce la muncă de birou în lunile următoare. Mulţi angajatori preferă să amâne însă această mişcare, având în vedere că ameninţarea noului coronavirus e totuşi încă foarte actuală. După renunţarea la „starea de urgență”, autorităţile recomandă munca de acasă, acolo unde este posibil, şi propun în continuare măsuri de siguranţă. Printre acestea: purtarea măştilor, orar decalat la birou, distanţă de minim 1,5 m între angajaţi, dezinfecția suprafețelor de lucru. Cum se pregătesc, în acest context, proprietarii de birouri, cum se descurcă firmele, cum se schimbă piaţa, cum vor arăta „noile” birouri şi ce lecţii avem de învăţat în context pandemic? Încercăm să luăm pulsul în piaţa Office din Cluj.
În ce condiţii pot funcţiona birourile? Recomandările autorităţilor de Sănătate Publică
O dată cu trecerea de la starea de urgenţă la starea de alertă, autorităţile recomandă în continuare munca de acasă. Instituțiile și autoritățile publice, precum și operatorii economici publici și privați, au obligația organizării activității, astfel încât munca să se desfășoare de la domiciliul angajaților, iar dacă activitatea desfășurată nu permite acest lucru, să ia măsuri pentru:
a) asigurarea triajului epidemiologic, constând în controlul temperaturii personalului propriu şi vizitatorilor, la punctele de control-acces în incinte;
b) dezinfectarea obligatorie a mâinilor înaintea intrării în spațiile de lucru;
c) respectarea regulilor privind desfășurarea activității în birourile cu spații comune (open space) și a regulilor privind funcționarea unităților de cazare în regim hotelier;
d) decalarea programului de lucru, pentru entităţile cu un număr mai mare de 50 de salariați, astfel încât începerea, respectiv terminarea programului de lucru să se realizeze la intervale de minimum 1 oră, pe parcursul a minimum 3 ore, în tranșe de minim 20% din personal.
Institutul Național de Sănătate Publică (INSP) a postat pe site, în urmă cu câteva zile, un set de recomandări de sănătate publică privind măsurile generale de relaxare a restricțiilor impuse de starea de urgență pentru limitarea răspândirii infecției cu virusul SARS COV 2.
Recomandări privind activitatea în birourile deschise:
- Măsuri care privesc angajații:
Angajații vor respecta măsurile de precauție universal valabile:
1. Portul obligatoriu al măștii (medicale/non-medicale), care pentru o protecție eficace trebuie să acopere atât gura, cât și nasul.
2. Izolarea la domiciliu în cazul în care prezintă simptomatologie de infecție respiratorie (tuse, stănut, rinoree, febră, stare gnerală alterată);
3. Izolare la domiciliu în cazul în care a venit în contact cu un caz suspect sau confirmat de infecție cu virusul SARS COV-2 și respectarea măsurilor aplicabile, în vigoare.
4. Spălatul pe mâini ori de cîte ori este nevoie, evitarea atingerii feței cu mâinile neigienizate.
- Măsuri care privesc angajatorul:
Angajatorii vor asigura:
1. Programul de lucru decalat pentru a evita aglomerările la intrare/ieșire din incintă și pentru a limita numărul de angajați prezenți în același timp în aceeași incintă;
2. Triajul observațional al angajaților și nu vor permite prezența la locul de muncă a persoanelor care prezintă simptomatologie de infecție respiratorie (tuse, stănut, rinoree, febră, stare generală alterată);
3. Termometrizarea zilnic, la intrarea în tura de serviciu – angajații cu temperatura peste 37 C vor fi trimiși acasă cu indicaţie de consultare a medicului de familie;
4. Vor asigura o distanță de minimum 1,5 m între angajații care lucrează la birouri orientate față-spate și spate-spate;
5. Pentru birourile orientate față-față vor asigura separarea acestora cu paravane care se vor dezinfecta zilnic cu solutii pe bază de alcool;
6. Dezinfecția suprafețelor de lucru la începerea serviciului și apoi o dată la 4 ore;
7. Acordarea pauzelor de masă eșalonat, cu respectarea distanței fizice de minimum 2 m;
8. Aerisirea periodică a încăperilor;
9. În cazul încăperilor climatizate cu recircularea aerului se va efectua nebulizare o dată pe săptămână, de preferat la sfârșitul săptămânii și se va efectua dezinfecția instalației de climatizare conform instrucțiunilor producătorului.
Cum fac faţă în pandemie proprietarii de birouri?
Unul dintre centrele economice ale ţării, Cluj-Napoca are un stoc de spații moderne de birouri estimat la 250.000 mp, al doilea centru după Bucureşti, conform datelor CBRE. Cum i-a afectat pandemia COVID-19 pe proprietarii de birouri? Cu un centru de birouri abia lansat pe piaţă, pe administratorii Hexagon Offices izbucnirea pandemiei globale i-a prins în „ultima fază a procesului de închiriere”: clădirea de pe Calea Turzii a ajuns la un grad de ocupare de 80%, spune administratorul companiei Hexagon Offices, Dioszegi Ludovic. „Majoritatea companiilor partenere se află în procesul de amenajare, proces care, cu mici întârzieri, a continuat. Despre suspendare putem vorbi doar în cazul sălii de fitness, a cărei activitate a fost interzisă prin ordonanţele autorităţilor. Birourile au rămas funcţionale, însă numărul de angajaţi prezenţi a fost redus semnificativ. Am încercat să arătăm solidaritate în relaţia cu toţi partenerii noştri, răspunzând tuturor solicitărilor şi găsind de comun acord forme de sprijin adecvate fiecărui contract”, susţine Dioszegi. Restrângerea semnificativă a activităţii economice s-a resimţit puternic şi în procesul de închiriere, admite acesta. „Priorităţile multor companii s-au schimbat pentru moment, dar cu toate acestea nu a fost companie care să se retragă de la masa negocierilor. Constatăm mai degrabă o încetinire a acestor procese. Spre surprinderea noastră, în zilele acestea am primit chiar o nouă cerere de închiriere. Pandemia deschide orizontul indiscutabil către noi forme de lucru, însă suntem convinşi că schimbări semnificative în modul de lucru şi, implicit, de funcţionare a societăţilor vor fi rezultatul unor procese de lungă durată, iar deciziile în acest sens cu siguranţă nu se vor lua ca urmare a unor constrângeri, a unor situaţii forţate. Izolarea nu poate lua locul socializării nici măcar într-o companie şi e puţin probabil să îşi poată găsi locul în valorile şi cultura organizaţională a vreuneia”, crede administratorul de birouri. Acesta este contextul în care se pregăteşte revenirea la muncă. În ce fel? „Treptat. Moderaţia si prevenţia rămân cuvintele de baza, dar cei mai mulţi îşi doresc să revină la normalitate. Ne aşteptăm ca pentru a evita aglomerarea spaţiilor de birouri să fie încurajată munca de acasă, formă de lucru prezentă şi până acum la multe dintre companii. Clădirile de birouri caută să formuleze noi standarde pentru a-şi proteja locatarii. Se studiază oportunitatea folosirii sistemelor de termoscanare la intrare, dezinfecţie UV cu Ozon, porţi şi tuneluri de dezinfecţie. Încă nu ştim care dintre ele îşi vor justifica prezenţa, însă vom face tot posibilul pentru a menţine încrederea partenerilor noştri că la locul de muncă sunt în siguranţă”, spune Dioszegi. Pe piaţă au apărut însă deja soluţii contestate între timp (de exemplu: controversatele porţi de dezinfecţie, despre care specialişti în sănătate publică au spus că nu şi-au dovedit eficienţa). „Suntem în faza de analiză, de căutare a soluţiilor adecvate. Evident, se vor pune în aplicare doar cele acreditate şi care se dovedesc a fi realmente eficiente”, a menţionat administratorul Hexagon.
Cluj Business Campus, complexul care a luat locul fostei fabrici Feleacul din Mărăşti, include unul dintre cele mari ansambluri de birouri din Cluj: aici, la capacitate maximă, puteau să lucreze 1800 de angajaţi. Vlad Buzoianu, CEO al complexului, estimează că angajaţii care acum muncesc de acasă vor reveni la birou „în valuri”. „Cam 25% iniţial, estimez eu”, consideră, optimist, Buzoianu. Proprietarii spaţiilor le-au transmis ocupanţilor că s-au pregătit până acum cu un protocol de măsuri pentru prevenirea şi gestionarea infecţiilor. Potrivit acestui document, s-au făcut deja investiţii şi se iau ori se vor lua măsuri pe mai multe direcţii: pentru calitatea aerului, pentru măsurarea temperaturii, igienă în birouri şi dezinfecţie în spaţiile CBC. Spre exemplu, în clădire s-a intensificat frecvența dezinfectării suprafețelor cele mai atinse. Nu se va permite accesul persoanelor în spațiile comune fără mască de protecție. Proprietarii clădirii de birouri vor să meargă mai departe: pe parcursul anului 2020, se va pune la dispoziția comunității CBC serviciul de telemedicină, printr-un parteneriat cu o companie specializată. Administratorii CBC au lansat şi o serie de recomandări pentru chiriaşi, inclusiv reconfigurarea spațiului de birouri astfel încât să se respecte distanța de 2 m între angajați şi reîntoarcerea acestora la locul de muncă în etape. O altă recomandare: testare lunară sau pool testing, având în vedere că anumite entități precum spitalele sau laboratoarele private vor oferi serviciul de testare contracost pentu COVID-19 după data de 15 mai. „În cazul identificării unui caz pozitiv, vom propune ca soluție testarea tuturor persoanelor din CBC și dezinfectarea totală a clădirii înainte de reluarea activității în urma unui caz confirmat”, au decis reprezentanţii CBC.
Foto: Cluj Business Campus
Ce fac firmele de IT, principalii chiriaşi ai birourilor de Cluj?
Din viitor. „Spațiile pentru birouri vor crește în calitate. Altfel, suntem iresponsabili”
S-au lansat recomandări de sănătate publică, firmele îşi fac planuri, proprietarii de clădiri încearcă să se pună la punct cu noile reglementări şi viitoarea concurenţă, cei din piaţa imobiliară speră că activitatea va continua. Dar ce se va întâmpla în viitor, cum vor arăta noile clădiri de birouri? Trasează o perspecvivă arhitectul Şerban Ţigănaş, fost preşedinte al Ordinului Arhitecţilor din România, acum secretar general al Uniunii Internaţionale a Arhitecţilor. „Ce se va întâmpla cu clădirile de birouri? E devreme pentru a face o predicție solidă și completă. Soarta birourilor depinde de mai mulți factori. Cel economic, al fiecărei afaceri, firme, al utilizatorilor, va fi diferit, pentru că unele afaceri vor decădea, altele vor renaște sau vor continua, iar altele se vor reloca spațial. Spațiile pentru birouri vor mai fi influențate de piața chiriilor, care se va schimba și ea. Totul trebuie renegociat, pentru că se schimbă condițiile. Cei care au utilizat intensiv spațiile pentru birouri, înghesuind prea multe persoane, nu o vor mai putea face, acesta fiind un motiv de expansiune. Vor trebui să se dezvolte. Nevoia de suprafețe pentru birouri va crește pentru același număr de utilizatori, dar în același timp numărul acestora va scădea, față de acum câteva luni. Mi-e greu să anticipez unde se vor echilibra cele două tendințe opuse. E posibil să să avem surprize în orice sens. Există mai multe tipuri de birouri. Cele pentru închiriat e foarte posibil să nu se mai dezvolte cu același elan, pentru a nu risca absența chiriașilor și o amortizare mult mai lentă sau chiar ceva mai rău. Birourile pe care unele firme le construiesc și le amenajează pentru ele însele s-ar putea să nu aibă aceeași soartă. Vor fi mai atent gândite. Există multe birouri atașate altor funcțiuni, adică cele care fac parte din unitățile de producție, ateliere, laboratoare, depozite și altele. Acestea sunt necesare și vor însoți întotdeauna orice activitate, dar cred că vor fi mai generoase, le va crește calitatea, spațialitatea. Mai sunt multe birouri care țin de instituțiile publice, adică de sectorul bugetar. Ei bine, bugetarii nu au cum să scadă masiv în timp scurt ca număr, pentru că așa ceva nu se poate nici tehnic și nici social prea ușor. Mult dorita digitalizare a administrației, eșuată în 2017, a fost repusă forțat în discuție și este un drum cu sens unic. Vom vedea dacă și care dintre instituțiile publice se vor comporta responsabil și vor asigura spațiile necesare pentru cei care lucrează acolo, fiind multe care sunt suprapopulate în sine, nu doar pentru ipoteza Covid 19″, menţionează Ţigănaş.
Vor arăta birourile altfel, după „lecţia” coronavirusului? Cel mai probabil – da. Sau, cel puţin, asta ar trebui să se întâmple.
„La nivel de microcosmos al fiecărui birou, cred că vom asista la remobilare, la amenajarea de spații care să dicteze prin aceasta felul în care pot fi folosite, la prelungirea duratei de utilizare în fiecare zi, pentru a diminua simultaneitățile și poate la amenajarea de mai multe spații anexe, astfel încât utilizatorii să nu mai fie nevoiți să părăsescă incinta pentru diferite nevoi și interese. Aparatele de control termic și de recunoaștere facială a celor care nu au acces în clădiri sau nu poartă mască vor apărea în tot mai multe spații. Proprietarii de birouri vor face eforturi, adică investiții în măsuri care să ofere siguranță sporită, pentru a-și păstra clienții. Aceste elemente vor face parte din diferențiatorii din piață, care se vor reflecta în concurență, așa cum au început de nu foarte multă vreme să facă diferența clădirile sustenabile certificate, pe care obișnuim să le numim clădiri verzi. Poate se va adopta o culoare convențională pentru clădirile sigure, folosite corespunzător situației care a survenit. Ce culoare ar putea să fie aceeia? Îi las pe cei de la Pantone să facă propunerea. Una dintre concluziile pe care îndrăznesc să le afirm este aceea că spațiile pentru birouri vor crește în calitate. Trebuie să crească în calitate, altfel suntem iresponsabili. Va crește inovația, adaptarea, regândirea spațiilor existente, dar și modul în care se proiectează și realizează spațiile noi”, consideră Ţigănaş.
Efectul pandemiei pe piaţa birourilor din Cluj: SARS-CoV-2 ascute concurenţa
Încă de la începutul perioadei de „stare de urgenţă”, majoritatea companiilor au adoptat sistemul de muncă de acasă. Asta a însemnat reducerea de cheltuieli pentru companii, menţionează Alina Berghian, manager al agenţiei imobiliare Office Refresh. „În cadrul companiilor unde nu s-a putut reduce la zero munca la birou au fost realizate orare speciale de funcţionare, astfel încât angajaţii sa vină la muncă după un program decalat, împărţiţi pe departamente, grupe de lucru şi aşa mai departe. Pentru angajatori, munca de acasă a însemnat în majoritatea cazurilor mari reduceri ale cheltuielilor ce ţin direct de activitatea la birou – utilităţi, consumabile de birou – şi mai puţin în ceea ce priveşte scăderea chiriilor pentru spaţiile închiriate”, spune Berghian. După pandemie, majoritatea companiilor vor adopta stilul clasic, adică îşi vor chema angajaţii la birou, crede reprezentanta agenţiei imobiliare. „Chiar daca s-a „exersat” munca de acasă, va fi nevoie întotdeauna de acel sediu fizic, în care angajaţii să beneficieze de facilităţi care să le stimuleze interacţiunea şi creativitatea. Nevoia de angajaţi care să ajute companiile să se dezvolte nu se va schimba după ieşirea din acest „blocaj” cauzat de COVID. Chiar dacă vor fi ajustări şi adaptări în modul de funcţionare şi organizare a activităţii firmelor, vor exista în continuare cereri de închirieri spaţii de birouri. Am discutat cu câţiva proprietari de clădiri şi aceştia susţin că au existat foarte puţine cereri de renegociere a contractelor de închiriere. Majoritatea chiriaşilor au cerut mici reduceri sau amânări de plată a chiriilor pe această perioadă”, spune Berghian. Aceasta admite că pentru segmentul de birouri urmează schimbări. „Deşi este cam devreme să facem presupuneri legate de schimbările care vor avea loc, cu siguranţă acestea vor exista. Momentan, majoritatea companiilor sunt în expectativă, însă va urma o perioadă de relocări, pe motivul reducerilor de suprafeţe sau eficientizări de costuri. Încă dinainte de începerea stării de urgenţă, pe piaţa din Cluj-Napoca erau anunţate a se elibera în a doua jumatate a anului o serie de spaţii. Majoritatea sunt situate în centre de business consacrate, iar motivele ţin fie de încheierea termenelor de închiriere din contractele iniţiale, fie de relocarea chiriaşilor în centre de business mai nou construite şi care oferă condiţii şi dotări mai bune”, spune Berghian. Astfel, doar în zona centrală şi semicentrală vor fi disponibili în a doua jumătate a acestui an peste 10.000 mp de spaţii. Se ascute concurenţa. „În noul context economic, în care industria HoReCa, turismul, unele servicii sunt blocate, proprietarii de clădiri de birouri trebuie să se uite mai atent la mixul de chiriaşi şi la diversitatea segmentelor economice din care aceştia fac parte. Vor reuşi să închirieze repede proprietarii care vor şti să se adapteze cât mai repede. Vor fi nevoiţi să ofere servicii în plus de curăţenie şi igienizare a spaţiilor, calitatea serviciilor trebuie îmbunătăţită, condiţiile contractuale să fie mai flexibile, prin includerea în contractele de închirierea a unor clauze referitoare la posibilitatea de a renegocia termenii, poate chiar la suportarea reciprocă a riscurilor la apariţia unui eveniment de criză asemănător celui de acum. De asemenea, proprietarii trebuie să acorde o atenţie sporită gestionării proprietăţilor şi a spaţiilor comune, prin implementarea unor măsuri pentru îmbunătăţirea siguranţei şi igienizării spaţiilor, să asigure echipamente de protecţie personală. Pe de altă parte, chiriaşii vor avea o gamă largă de spaţii din care să aleagă, astfel că vor fi mult mai pretenţioşi, mai atenţi la diversitatea serviciilor oferite de proprietari (având prioritate cele legate de igienă şi asigurarea securităţii sănătăţii), la durata contractului de închiriere, la clauzele referioare la situaţiile de forţă majoră, la preţurile oferite, precum şi la costurile administrative. De asemenea, cred că un aspect important va fi cel referitor la numărul locurilor de parcare puse la dispoziţia lor de către proprietari, în condiţiile în care unii angajaţi ar putea evita mijloacele de transport în comun”, spune Berghian.
Foto: The Office, Luke Jerram
Ce lecţii au învăţat chinezii din primul focar COVID-19. Companie imobiliară cu birouri în Wuhan, despre pregătiri în pandemie
„Luna mai va fi cel mai probabil o perioadă de tranziție de la lucrul de acasă la reîntoarcerea treptată la birou, în prim plan fiind asigurarea unui mediu de lucru sănătos și sigur pentru toți angajații. În acest sens, majoritatea companiilor din România au acum pe agendă stabilirea celui mai bun plan de revenire la munca la birou după două luni în care peste 90% dintre angajați au experimentat munca de acasă”, spun reprezentanţii companiei de consultanţă imobiliară JLL. Mediul de afaceri nu se va putea întoarce însă la modul de lucru pe care îl știam înainte de pandemie. „Impactul pe termen scurt pentru companii va fi semnificativ, în condițiile în care activitățile uzuale sunt afectate de schimbări zilnice. Companiile trebuie să determine în ce măsură birourile trebuie modificate/adaptate la noile condiții de lucru. Și de asemenea, trebuie să țină cont că nu este vorba de a reveni cât mai repede cu putință la lucrul în birou, ci dimpotrivă. Trebuie să se determine foarte clar care sunt schimbările care trebuie aduse birourilor care au fost închise mai multe săptămâni, astfel încât oamenii să se simtă în siguranță și de asemenea activitatea să revină la stabilitate”, spun consultanţii.
Patru trenduri care ar trebui urmărite în perioada post-pandemică.
- Spațiul de lucru va fi regândit astfel încît să asigure distanțarea între angajați. În acest sens spațiul alocat unui angajat va crește, spațiile comune, recepțiile, lifturile, băile, zonele de cafea trebuie regândite. Elementele critice pentru reîntoarcerea la birou sunt estimarea gradului de utilizare a spațiului, monitorizarea / gestionarea densității și a fluxului de oameni.
- Sistem flexibil de lucru atât din punct de vedere al orarului, cât și al locației. Pentru aceasta, companiile trebuie să se asigure că soluțiile tehnologice le vor permite să implementeze eficient acest sistem, fără factori perturbatori.
- Un focus semnificativ crescut pe sănătate și siguranță. Aceasta va presupune implementarea scanărilor de temperatură, proprietarii și marii chiriași trebuie să asigure echipamente de protecție personală și să acorde atenție sporită gestionării proprietăților și a spațiilor inclusiv prin măsuri pentru îmbunătățirea siguranței și pentru igienizarea spațiilor, precum și prin comunicarea clară a eforturilor de reducere a riscurilor și a protocoalelor de sănătate / curățenie.
- Asigurarea de spații care să asigure atât colaborarea între angajați, dar și condiții de concentrare individuală.
Birourile JLL din Wuhan, focarul noului coronavirus, au fost redeschise după o etapă de pregătire care a însemnat inclusiv procurarea de materiale de protecție și dezinfectarea biroului, spun reprezentanţii companiei multinaţionale. „Angajații au primit kituri care includ materiale de protecție, dar și instrucțiuni clare privind utilizarea spațiului de lucru, cum ar fi purtarea măștilor în interiorul biroului, testarea temperaturii la intrarea și la părăsirea biroului, suspendarea întâlnirilor cu persoane din afara biroului, amplasarea de recipiente speciale unde pot fi aruncate măștile folosite. Redeschiderile vor fi făcute cu precauție și gradual, cu 20-30% din capacitate pentru a asigura distanțarea socială și siguranța angajaților”, spun reprezentanţii JLL.
Vezi și:
Sursa foto sus: Hexagon Offices
